Description

Agent virtuel intelligence artificielle capable de seconder une secrétaire de Mairie

Lien pour les secretaires de Mairie 

 

Pour les secrétaires de Mairie :

Présentation des Services d’Assistance Administrative et Juridique

1. Assistance dans la Gestion Administrative Courante

• Traitement de l’état civil : Gestion des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, et demandes dématérialisées via les systèmes comme COMEDEC.
• Préparation et suivi des actes municipaux : Assistance dans la rédaction, le classement, et la télétransmission des délibérations, arrêtés, et décisions au contrôle de légalité.
• Support aux élections : Organisation des processus électoraux, gestion des listes électorales, et suivi des calendriers électoraux.

2. Expertise Juridique et Réglementaire

• Vérification des actes administratifs : Contrôle de conformité des documents avec les lois et règlements en vigueur.
• Accompagnement en droit public : Conseil sur les règles de l’urbanisme, la commande publique, et la fonction publique territoriale.
• Documentation légale : Mise à disposition et interprétation des textes juridiques applicables (codes, règlements base Legifrance).

3. Support en Urbanisme et Commande Publique

• Urbanisme : Gestion des demandes d’autorisations d’urbanisme (permis de construire, déclarations préalables) et application des règles locales (PLU, RNU).
• Commande publique : Assistance dans la préparation et la publication des marchés publics, en respectant les seuils et procédures légales.

4. Gestion Budgétaire et Comptable

• Documents budgétaires : Préparation des budgets primitifs, comptes administratifs, et décisions modificatives avec conformité aux formats de télétransmission.
• Suivi financier : Aide à la préparation des délibérations relatives aux finances locales, comme les taux de taxes et subventions.

5. Digitalisation et Télétransmission

• Télétransmission des actes : Utilisation des plateformes comme @CTES ou ACTES pour assurer la transmission des documents aux préfectures.
• Optimisation des processus numériques : Intégration des outils dématérialisés pour la gestion quotidienne (logiciels comptables, communication électronique).

6. Relation avec les Usagers et Accompagnement

• Communication : Rédaction d’annonces publiques, gestion des courriers administratifs, et réponses aux demandes des citoyens.
• Conseil : Orientation des administrés sur les démarches administratives et les services municipaux disponibles.

7. Documentation et Formation

• Guides pratiques : Fourniture de documents explicatifs sur les missions d’une mairie, les processus d’urbanisme, et les procédures administratives.
• Formation : Conseils pour utiliser les outils spécifiques (logiciels, plateformes de télétransmission).

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Objectif des services : Simplifier la gestion municipale en assurant un respect strict des obligations légales et réglementaires tout en optimisant les processus administratifs. Ces services s’adressent aux élus locaux, secrétaires de mairie, et agents municipaux souhaitant bénéficier d’un accompagnement fiable et structuré.

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Lien  pour le public

Pour les administrés :

Pour moderniser et simplifier l’accès aux services municipaux, nous proposons une intégration flexible et facile de notre assistant virtuel, conçu pour répondre instantanément aux questions des administrés et les orienter vers les bonnes démarches.

Deux solutions d’intégration adaptées à vos besoins

1. Intégration via API sur votre site internet
   • L’assistant peut être intégré directement sur votre site web grâce à une API simple et sécurisée.
   • Accessible depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone), il devient un outil interactif au service de vos citoyens.
   • Cette solution garantit une disponibilité 24h/24 et 7j/7, en répondant aux demandes fréquentes telles que les horaires de la mairie, les démarches administratives ou les événements locaux.
2. Utilisation d’un QR Code dédié
   • Nous fournissons un QR Code unique que vous pouvez afficher sur vos supports physiques : devant la mairie, sur les panneaux d’affichage, dans vos brochures ou sur les documents officiels.
   • En scannant ce QR Code, les administrés accèdent directement à l’assistant depuis leur smartphone, sans téléchargement ni inscription.
   • Idéal pour une communication rapide et intuitive, même en dehors des horaires d’ouverture.

Les avantages de cette solution

• Simplicité : Une mise en place rapide et une utilisation intuitive pour tous les citoyens.
• Accessibilité : Réduction des délais de réponse aux questions fréquentes et amélioration de l’expérience utilisateur.
• Adaptabilité : Personnalisation des réponses en fonction des spécificités de votre commune.
• Économies : Une optimisation des ressources humaines, permettant à votre personnel de se concentrer sur des missions prioritaires.

Un service moderne et inclusif

Grâce à ces solutions, vous pourrez offrir à vos citoyens une expérience digitale adaptée aux usages actuels, tout en renforçant l’accessibilité des services municipaux.

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Comment Brainstormi s’est projeté dans cette création :

Pour créer un agent virtuel capable de seconder une secrétaire de mairie dans l’information et l’assistance aux citoyens, il est essentiel de penser en termes de besoins, de fonctionnalités, d’expérience utilisateur, et d’intégration au sein du contexte administratif existant. Voici une proposition d’idée globale :

1. Cibles et objectifs

• Public visé : Habitants de la commune, futurs résidents, usagers de la mairie (associations locales, entrepreneurs, etc.).
• Objectifs principaux :
  • Fournir des informations rapidement et 24h/24 sur les démarches administratives, les horaires, les contacts.
  • Orienter vers les bons formulaires, les documents à fournir, les procédures à suivre.
  • Réduire la charge de travail de la secrétaire en prenant en charge les demandes répétitives ou basiques.
  • Améliorer l’accessibilité de l’information et la satisfaction des citoyens.

2. Contenu et informations à offrir

• Informations administratives standardisées : Horaires d’ouverture de la mairie, coordonnées (téléphone, mail), accès, services disponibles, prise de rendez-vous.
• Démarches courantes : Informations sur les demandes de cartes d’identité, passeports, extraits de naissance, mariages, PACS, inscription sur les listes électorales, etc.
• Vie locale : Programme des événements culturels, marchés, réunions publiques, projets urbains, compte-rendu des conseils municipaux.
• Formulaires et documents : Liens de téléchargement, listings des pièces nécessaires, guides pratiques.
• Situations courantes : Que faire en cas de perte de documents, comment déclarer un changement d’adresse, comment demander une autorisation de travaux, etc.

3. Technologies et canaux de diffusion

• Plateforme :
  • Intégration sur le site officiel de la mairie sous forme de chatbot.
  • Possibilité de déployer l’agent sur Facebook Messenger, WhatsApp ou une application mobile pour plus d’accessibilité.
• Technologies sous-jacentes :
  • NLP (Traitement du Langage Naturel) : Pour comprendre les questions en langage naturel.
  • Base de connaissances structurée : Documentation interne de la mairie, FAQ existante, guides téléchargeables.
  • Moteur d’intentions : Pour détecter le type de requête (demande d’informations, prise de rendez-vous, réclamation).
  • Connecteurs externes : Liaison avec le système interne de la mairie pour, par exemple, vérifier les disponibilités de rendez-vous ou l’état d’avancement de dossiers (si autorisé).

4. Expérience utilisateur et ergonomie

• Interface claire et simple : Messages courts, suggestions automatiques (boutons d’action ou mots-clés suggérés).
• Arborescence logique : Au-delà du langage naturel, l’agent peut proposer un menu thématique pour guider l’utilisateur :
  • État civil (actes, mariages, identités)
  • Urbanisme (permis, travaux)
  • Vie associative (inscriptions, subventions)
  • Services aux citoyens (carte électorale, certificats divers)
• Personnalisation :
  • Mémorisation du contexte : Si l’utilisateur a déjà posé une question sur le passeport, l’agent rappelle les infos sans répéter l’intégralité.
  • Possibilité de reconnaître les usagers récurrents (avec leur consentement) pour fournir des informations plus pertinentes.

5. Sécurité et confidentialité

• Protection des données personnelles : Respect du RGPD. Si l’agent gère des données personnelles (prise de rendez-vous, statut de demande), il faut garantir leur sécurisation (connexion HTTPS, stockage sécurisé, consentement explicite).
• Information sur l’usage des données : L’agent doit clarifier quelles données sont stockées et pourquoi.

6. Formation et mise à jour du contenu

• Équipe éditoriale : La secrétaire ou un agent dédié met régulièrement à jour la base de connaissances.
• Machine Learning : Amélioration continue de la compréhension du langage grâce aux interactions.
• Supervision humaine : Possibilité de prendre le relais si la question est trop complexe ou non couverte.

7. Communication et acceptation par les usagers

• Annonces officielles : Communication via le site de la mairie, newsletters, affiches en mairie pour présenter l’agent et ses fonctionnalités.
• Simplicité d’utilisation : Souligner que c’est un outil complémentaire, disponible 24h/24, et permettant de trouver rapidement l’information.
• Support humain : Rassurer sur le fait que la secrétaire reste disponible pour les cas spécifiques ou complexes.

8. Indicateurs de performance

• Statistiques d’usage : Nombre de questions posées, sujets les plus fréquemment abordés.
• Taux de résolution : Proportion de demandes résolues sans intervention humaine.
• Taux de satisfaction des usagers : Questionnaires courts, retours d’expérience.
• Temps de traitement : Réduction du temps d’attente pour certaines réponses.

9. Évolutions futures

• Intégration vocale : Un assistant vocal sur borne interactive dans la mairie ou sur l’application mobile.
• Traductions : Support multilingue pour les communautés étrangères.
• Transactions en ligne : Paiement de certaines redevances ou suivi de dossiers plus complexes.

Conclusion :
L’idée globale est de créer un chatbot / agent virtuel intelligent, disponible en ligne et potentiellement sur mobile ou messageries, qui s’appuie sur une base de connaissances constamment mise à jour. Il s’intègre dans les processus internes de la mairie, afin de soulager le personnel sur les tâches répétitives et de fournir aux citoyens une réponse claire, rapide, et personnalisée à leurs questions, tout en respectant les règles de sécurité et de confidentialité. Ce projet, évolutif, peut s’adapter aux besoins de la mairie et à l’évolution des demandes du public.

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Voici une proposition d’architecture et de fonctionnement pour un agent conversationnel interne, reposant sur un modèle de langage de type Mistral (ou une déclinaison open-source, auto-hébergée), qui fonctionnerait sans appel à des API externes :

1. Contexte du projet
L’agent Mistral est déployé entièrement en interne, sur des serveurs ou machines virtuelles sécurisées, sans dépendre de services cloud tiers. Il s’agit d’un modèle de langage spécialisé, affiné (fine-tuned) sur des données internes de la mairie, capable de comprendre et répondre aux questions des citoyens relatives aux démarches administratives, informations locales, et procédures courantes, le tout sans transmettre de données en dehors du périmètre IT du service municipal.

2. Technologies et composants

• Modèle Mistral localisé :
  • Le cœur de l’agent est un LLM Mistral, une version open-source ou sous licence permissive, permettant l’exécution sur des serveurs on-premise.
  • Le modèle est pré-entraîné sur un large corpus de langue française, puis affiné avec du contenu interne (guides administratifs, FAQ, règlementations locales) pour une compréhension plus pertinente.
• Base de connaissances interne :
  • Un ensemble de documents, guides, FAQ, textes de lois, règlements municipaux, et formulaires, stockés en interne (format PDF, texte, HTML).
  • Ces données sont indexées avec un outil de recherche sémantique local (par exemple un moteur type Elasticsearch ou une solution vectorielle locale, style Faiss ou Milvus, hébergée en interne) afin de répondre précisément en citant les documents concernés.
  • L’agent peut donc générer des réponses contextualisées, appuyées sur des données internes non exposées publiquement, le tout sans connexion externe.
• Pipeline de requête interne :
  1. Extraction de contexte :
     Lorsqu’un utilisateur pose une question (via une interface web ou un chatbot intégré sur le site municipal), la requête est traitée localement :
     • Le texte de la question est prétraité, potentiellement normalisé,
     • Un moteur de recherche interne identifie les documents / passages les plus pertinents,
     • Ces passages sont envoyés en contexte au modèle Mistral pour orienter la réponse.
  2. Génération de la réponse :
     Le modèle Mistral, exécuté localement, reçoit la question et le contexte documentaire, puis génère une réponse synthétique, adaptée et conforme à la charte de la mairie.
     Le modèle est configuré de manière à respecter certaines consignes : vocabulaire administratif, neutralité, politesse, et clarté.

3. Gestion de l’expérience utilisateur

• Interface utilisateur :
  • Un site interne ou la page d’accueil du site de la mairie avec un widget de chat.
  • Possibilité de se connecter via un terminal en libre-service dans le hall de la mairie ou via une application mobile interne.
• Menus et suggestions :
  • L’agent peut présenter des catégories de requêtes les plus fréquentes (état civil, urbanisme, certificats) sous forme de boutons cliquables.
  • Si l’utilisateur ne trouve pas l’information, l’agent peut proposer des mots-clés supplémentaires ou des liens internes.

4. Améliorations et maintenance

• Formation continue du modèle :
  • Les administrateurs peuvent périodiquement réentraîner ou affiner le modèle Mistral avec de nouvelles données (changements de réglementation, nouvelles procédures).
  • Les corrections et améliorations du contenu interne (par ex. ajout d’une nouvelle FAQ sur un service) sont prises en compte par un ré-indexage des documents et une nouvelle mise à jour du modèle.
• Contrôle humain :
  • Les agents municipaux peuvent surveiller les sessions anonymisées et vérifier la pertinence des réponses.
  • En cas de question complexe, l’agent Mistral peut proposer de transmettre la demande à un(e) secrétaire pour un suivi personnalisé.

5. Sécurité, confidentialité et conformité

• Aucune dépendance externe :
  • Le modèle, les données, l’index sémantique et l’interface sont hébergés dans l’infrastructure interne de la mairie. Aucune donnée n’est envoyée vers une API distante.
• RGPD et confidentialité :
  • Les données personnelles ne sont jamais stockées sans autorisation et l’agent peut être limité à des questions purement informationnelles.
  • Les journaux de conversation sont anonymisés ou purgés régulièrement, suivant une politique interne définie.
• Contrôle d’accès :
  • Si certaines informations sont sensibles ou réservées (par exemple : services internes, documents non publics), l’agent n’y a pas accès, à moins que l’utilisateur ne s’authentifie (fonctionnalité optionnelle).

6. Robustesse et performances

• Hardware dédié :
  • Serveurs GPU ou CPU optimisés pour l’inférence LLM. Mistral étant conçu pour des besoins d’efficacité, il peut tourner sur des ressources raisonnables en interne.
• Mise en cache des réponses fréquentes :
  • Pour les questions récurrentes (horaires, coordonnées, démarches standard), l’agent peut pré-générer des réponses ou s’appuyer sur un cache local accélérant la réponse.
• Gestion de charge :
  • L’infrastructure peut être mise à l’échelle (cluster interne) si le volume de requêtes augmente.

7. Valeur ajoutée

• Indépendance totale : Pas besoin de services cloud ou d’API tiers. La mairie contrôle totalement le flux d’information et la disponibilité du service.
• Conformité locale : L’agent reflète strictement les informations officielles, régulièrement mises à jour.
• Réduction de la charge de travail : Le personnel en mairie se concentre sur des tâches plus complexes ou plus sensibles, l’agent gérant les demandes simples et répétitives.

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En somme, un agent Mistral déployé en interne et finement réglé offre une solution auto-suffisante, sécurisée et adaptée au contexte local d’une mairie. Il fournit une assistance en continu aux citoyens, sans recours à des API tierces ni dépendance à l’égard de services externes.

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Chez Brainstormi, nous croyons en une approche accessible et pratique pour explorer les possibilités qu’offre l’intelligence artificielle. C’est pourquoi nous proposons une démonstration gratuite de notre chatbot, permettant aux utilisateurs de découvrir ses fonctionnalités de base dans un cadre simple et intuitif.

Notre chatbot peut être déployé sur plusieurs plateformes reconnues, notamment Mistral, ChatGPT, et OpenAI, garantissant ainsi une flexibilité et une adaptation optimales à vos besoins spécifiques. Que vous soyez novice en IA ou déjà familiarisé avec ces technologies, cette démo est idéale pour comprendre les capacités essentielles du chatbot, comme les réponses conversationnelles, les scénarios préconfigurés, et les premières étapes de personnalisation.

Pour toute information complémentaire, nous vous invitons à nous contacter directement :
📧 Email : coffinbertrand@gmail.com
📞 Téléphone : 07 62 62 13 47