Créer un agent virtuel pour seconder  une secrétaire de mairie

Phase projet : Créer un agent virtuel pour seconder  une secrétaire de mairie implique plusieurs étapes et considérations.

—–Voici comment procéder, les bases  :

1. Définir le Rôle et les Fonctions de l’Agent

• Rôle : Assister les citoyens dans leurs démarches administratives, gérer les informations et répondre aux questions fréquentes.
• Fonctions :
  • Répondre aux questions sur les services de la mairie.
  • Aider à remplir des formulaires (actes de naissance, certificats, etc.).
  • Prendre des rendez-vous pour des services spécifiques.
  • Fournir des informations sur les événements locaux et les actualités de la mairie.
  • Orienter les usagers vers les ressources appropriées (services en ligne, contacts).

2. Choisir une Plateforme d’IA

• Opter pour une plateforme d’intelligence artificielle (comme Mistral AI, Dialogflow, etc.) qui permet de créer des agents conversationnels (chatbots).
• Assurez-vous que la plateforme choisie est facile à intégrer sur le site web de la mairie. (regardez notre tuto pour wordpress)

3. Conception de l’Agent – principe de base –

• Développer un Persona : Créez une personnalité pour l’agent (par exemple, amical, professionnel) afin de rendre l’interaction plus agréable.
• Définir des Scénarios de Conversation : Établissez des dialogues possibles. Par exemple :
  • Usager : « Comment puis-je obtenir un acte de naissance ? »
  • Agent : « Pour obtenir un acte de naissance, vous pouvez remplir le formulaire en ligne [lien], ou vous pouvez vous rendre en mairie avec une pièce d’identité. Souhaitez-vous que je vous aide à trouver le formulaire ? »
• Réponses Préprogrammées : Créez une base de données de questions fréquentes et de réponses pour que l’agent puisse répondre efficacement.

4. Intégration Technique

• Développer l’Agent : Utilisez l’API de la plateforme d’IA pour créer l’agent selon les spécificités définies ( exemples plus bas à découvrir).
• Interface Utilisateur : Concevez une interface conviviale sur le site de la mairie. L’agent peut être sous forme de chat en ligne ou d’assistant vocal.
• Tests et Ajustements : Testez l’agent avec des utilisateurs réels pour ajuster ses réponses et son comportement en fonction des retours.

5. Mise en Service et Suivi

• Lancement : Mettez l’agent en ligne sur le site de la mairie et annoncez sa disponibilité aux citoyens (affiches, newsletters, réseaux sociaux).
• Suivi et Améliorations : Collectez des données sur les interactions (fréquence des questions, taux de satisfaction) pour améliorer continuellement l’agent.
• Formation Continue : Tenez l’agent à jour avec les changements administratifs ou législatifs et élargissez ses capacités selon les besoins des usagers.

6. Considérations Éthiques et de Confidentialité

• Protection des Données : Assurez-vous que l’agent respecte les lois sur la protection des données personnelles (comme le RGPD en Europe).
• Transparence : Informez les usagers qu’ils interagissent avec un agent virtuel et non un humain.

Exemple de Prompt pour Mistral AI ( IA gratuite)

Si vous utilisez Mistral AI, voici un exemple de prompt pour créer cet agent :

Prompt :

« Tu es un agent virtuel de la mairie, connu sous le nom de ‘Secrétaire Virtuelle’. Ta mission est d’assister les citoyens dans leurs démarches administratives et de répondre à leurs questions. Tu dois être amical, professionnel et toujours prêt à aider.

Voici tes missions :

1. Répondre aux questions fréquentes : Aide les usagers avec des questions comme ‘Comment obtenir un acte de naissance ?’ ou ‘Quels sont les horaires d’ouverture de la mairie ?’.
2. Aider à la préparation des documents : Guide les utilisateurs dans le remplissage de formulaires administratifs et indique les documents nécessaires pour chaque démarche.
3. Prise de rendez-vous : Facilite la prise de rendez-vous pour des services spécifiques de la mairie.
4. Fournir des informations sur les événements locaux : Informe les usagers des événements, réunions et activités organisés par la mairie.
5. Orienter vers les ressources appropriées : Dirige les usagers vers les bonnes sections du site web de la mairie ou les contacts appropriés.

Sois toujours respectueux et assure-toi que les usagers se sentent écoutés et soutenus dans leurs démarches. »

En suivant ces étapes, vous pourrez mettre en place un agent virtuel efficace pour remplacer une secrétaire de mairie et améliorer le service aux citoyens.

Voici des exemples d’entrées et de sorties pour l’agent Mistral, conçu pour seconder une secrétaire de mairie. Ces entrées représentent les questions ou requêtes des usagers, tandis que les sorties sont les réponses ou informations fournies par l’agent.

Entrées et Sorties pour l’Agent Mistral de Mairie

1. Demande d’Informations sur les Actes Administratifs

• Entrée : « Comment puis-je obtenir un acte de naissance ? »
• Sortie : « Pour obtenir un acte de naissance, vous pouvez le demander en ligne via notre site en remplissant le formulaire [lien]. Si vous préférez, vous pouvez également vous rendre en mairie avec une pièce d’identité. Souhaitez-vous que je vous aide à trouver le formulaire ? »

2. Questions sur les Horaires de la Mairie

• Entrée : « Quels sont les horaires d’ouverture de la mairie ? »
• Sortie : « La mairie est ouverte du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 17h. Nous sommes également ouverts le samedi matin de 9h à 12h. Avez-vous besoin d’autres informations ? »

3. Demande d’Informations sur les Démarches Électorales

• Entrée : « Comment m’inscrire sur les listes électorales ? »
• Sortie : « Pour vous inscrire sur les listes électorales, vous devez remplir un formulaire d’inscription [lien]. Vous pouvez le faire en ligne sur notre site ou en vous rendant directement à la mairie avec une pièce d’identité et un justificatif de domicile. Souhaitez-vous  le lien pour le formulaire [lien] ? »

4. Prise de Rendez-vous

• Entrée : « Je souhaite prendre rendez-vous pour un certificat de mariage. »
• Sortie : « Pour prendre rendez-vous pour un certificat de mariage, vous pouvez choisir une date et un créneau horaire qui vous conviennent. Quels jours vous conviendraient le mieux ? »

5. Demande d’Informations sur les Événements Locaux

• Entrée : « Quels événements sont prévus ce mois-ci dans notre commune ? »
• Sortie : « Ce mois-ci, nous avons plusieurs événements prévus : une fête de la musique le 21 juin, un marché artisanal le 15 juin et une réunion de quartier le 30 juin. Pour plus de détails, vous pouvez consulter notre calendrier des événements sur le site. Avez-vous une question spécifique sur un événement ? »

6. Questions sur les Démarches pour les Étudiants

• Entrée : « Quelles démarches dois-je faire pour obtenir une bourse d’étude ? »
• Sortie : « Pour obtenir une bourse d’étude, vous devez remplir un dossier de demande de bourse [lien]. Vous pouvez trouver toutes les informations et le formulaire sur notre site dans la section ‘Éducation’ [lien]. Avez-vous besoin d’aide pour accéder à cette section ? »

7. Demande d’Aide pour les Formulaires

• Entrée : « Je ne sais pas comment remplir le formulaire de demande d’aide sociale. »
• Sortie : « Pas de souci ! Je peux vous aider. Pour commencer, avez-vous déjà téléchargé le formulaire [lien] ? Sinon, je peux vous fournir le lien pour le télécharger. Ensuite, je vous guiderai à travers les sections à remplir. »

8. Demande d’Informations sur les Permis de Construire

• Entrée : « Comment puis-je demander un permis de construire ? »
• Sortie : « Pour demander un permis de construire, vous devez remplir un formulaire de demande et fournir des plans de votre projet. Vous pouvez télécharger le formulaire sur notre site ou vous rendre directement au service de l’urbanisme de la mairie. Souhaitez-vous que je vous envoie le lien pour le formulaire [lien] ? »

9. Renseignements sur les Activités pour Enfants

• Entrée : « Quelles activités sont proposées pour les enfants cet été ? »
• Sortie : « Cet été, nous proposons plusieurs activités pour les enfants, y compris des ateliers d’art, des cours de sport, et des sorties éducatives. Vous pouvez consulter le programme détaillé sur notre site. Souhaitez-vous que je vous envoie le lien vers le calendrier des activités  [lien] ? »

10. Questions sur les Règlements Municipaux

• Entrée : « Où puis-je trouver les règlements municipaux concernant le bruit ? »
• Sortie : « Les règlements municipaux concernant le bruit sont disponibles sur notre site dans la section ‘Règlementation’. Vous pouvez les consulter directement [lien] ou je peux vous donner un aperçu des principales règles. Que préférez-vous ? »

11. Demande de Renseignements sur les Bourses Municipales

• Entrée : « Y a-t-il des bourses d’études offertes par la mairie ? »
• Sortie : « Oui, la mairie offre des bourses d’études pour aider les étudiants dans le besoin. Vous pouvez trouver les critères d’éligibilité et les formulaires de demande sur notre site. Souhaitez-vous que je vous fournisse plus de détails ou un lien direct vers la page [lien] ? »

12. Questions sur les Zones de Stationnement

• Entrée : « Comment obtenir un permis de stationnement pour résidents ? »
• Sortie : « Pour obtenir un permis de stationnement pour résidents, vous devez remplir un formulaire et fournir une preuve de résidence. Vous pouvez trouver le formulaire sur notre site ou le demander à l’accueil de la mairie. Souhaitez-vous que je vous guide vers le lien du formulaire [lien] ? »

13. Demande d’Informations sur la Vie Associative

• Entrée : « Comment puis-je rejoindre une association locale ? »
• Sortie : « Pour rejoindre une association locale, je vous recommande de consulter notre annuaire des associations sur notre site [lien]. Vous y trouverez des informations sur les activités, les conditions d’adhésion et les contacts. Avez-vous une association en tête, ou avez-vous besoin d’aide pour choisir ? »

14. Questions sur les Procédures de Recours

• • Entrée : « Que faire si je ne suis pas d’accord avec une décision de la mairie ? »
  • Sortie : « Si vous n’êtes pas d’accord avec une décision de la mairie, vous pouvez déposer un recours. Les procédures et formulaires nécessaires sont disponibles sur notre site dans la section ‘Recours’. Souhaitez-vous que je vous donne un aperçu de la procédure ou que je vous envoie le lien [lien] ? »

Conclusion

Ces exemples d’entrées et de sorties montrent comment l’agent Mistral peut interagir avec les usagers de manière efficace, en répondant à leurs questions et en les guidant dans leurs démarches administratives. L’agent doit toujours être formulé de manière claire, amicale et utile, afin d’assurer une expérience utilisateur positive.

Voici une liste élargie de 100 questions que les usagers pourraient poser à un agent Mistral conçu pour remplacer une secrétaire de mairie :

Questions Générales

1. Quels sont les horaires d’ouverture de la mairie ?
2. Où se trouve la mairie ?
3. Comment puis-je contacter la mairie par téléphone ?
4. Y a-t-il un service d’assistance en ligne ?
5. Quels documents dois-je apporter pour m’inscrire sur les listes électorales ?
6. Comment puis-je accéder aux informations publiques de la mairie ?
7. La mairie est-elle ouverte pendant les jours fériés ?
8. Quel est le rôle de la mairie dans notre commune ?
9. Y a-t-il un site web de la mairie où je peux trouver des informations ?
10. Comment puis-je m’abonner à la newsletter de la mairie ?

Demandes Administratives

11. Comment obtenir un acte de naissance ?
12. Comment demander un acte de décès ?
13. Comment faire une demande de carte d’identité ?
14. Comment demander un passeport ?
15. Quels sont les délais pour obtenir un acte de mariage ?
16. Comment demander un certificat de mariage ?
17. Comment faire une déclaration de décès ?
18. Comment obtenir un certificat de vie ?
19. Quelles sont les démarches pour une demande de changement de nom ?
20. Comment récupérer des documents administratifs perdus ?

Démarches Spécifiques

21. Comment demander un permis de construire ?
22. Quels sont les critères pour obtenir une bourse d’étude ?
23. Comment faire une déclaration de changement d’adresse ?
24. Quels sont les documents nécessaires pour une demande d’aide sociale ?
25. Comment obtenir une attestation d’accueil ?
26. Quels sont les délais pour obtenir un permis de construire ?
27. Comment faire une demande de subvention municipale ?
28. Comment déposer un dossier de candidature pour un marché public ?
29. Quelles sont les procédures pour une demande de logement social ?
30. Comment signaler une situation d’urgence ?

Événements et Activités

31. Quels événements sont prévus ce mois-ci dans la commune ?
32. Y a-t-il des activités pour les enfants cet été ?
33. Comment puis-je participer à un conseil de quartier ?
34. Où puis-je trouver le programme des fêtes locales ?
35. Comment s’inscrire à des activités sportives organisées par la mairie ?
36. Quels sont les événements culturels à venir ?
37. Y a-t-il des concerts ou spectacles prévus ?
38. Comment obtenir des informations sur les marchés locaux ?
39. Y a-t-il des manifestations ou des foires prévues ce mois-ci ?
40. Comment faire une demande pour organiser un événement public ?

Informations sur les Services

41. Quels services la mairie propose-t-elle aux seniors ?
42. Y a-t-il un service de médiation familiale ?
43. Quels sont les projets de développement en cours dans notre commune ?
44. Comment puis-je signaler un problème d’infrastructure (route, éclairage, etc.) ?
45. Où trouver des informations sur les associations locales ?
46. Quels sont les services d’assistance disponibles pour les personnes handicapées ?
47. Comment contacter le service d’urbanisme ?
48. Existe-t-il un service de soutien psychologique ?
49. Quels sont les moyens de transport en commun disponibles ?
50. Y a-t-il des services de garde pour les enfants ?

Questions Écologiques

51. Y a-t-il des initiatives écologiques dans notre commune ?
52. Comment participer à des programmes de recyclage ?
53. Quels sont les projets en cours pour améliorer la qualité de l’air ?
54. Comment signaler une pollution dans notre quartier ?
55. Y a-t-il des subventions pour des projets écologiques ?
56. Comment participer à des activités de nettoyage de quartier ?
57. Quels sont les engagements de la mairie en matière de développement durable ?
58. Existe-t-il des aides pour l’installation de panneaux solaires ?
59. Quelles sont les règles concernant la gestion des déchets ?
60. Y a-t-il des jardins partagés dans la commune ?

Questions Légales et Règlementaires

61. Où puis-je trouver le règlement sur le bruit ?
62. Quels sont les horaires autorisés pour les travaux à domicile ?
63. Quelles sont les règles concernant la détention d’animaux de compagnie ?
64. Comment faire un recours contre une décision de la mairie ?
65. Quels sont les droits des usagers en matière d’accès à l’information ?
66. Existe-t-il des normes de construction spécifiques dans notre commune ?
67. Comment signaler un comportement suspect dans le quartier ?
68. Quels sont les recours possibles en cas de litige avec la mairie ?
69. Y a-t-il des règlements concernant l’occupation de l’espace public ?
70. Comment faire une demande de dérogation à une règle municipale ?

Demandes d’Aide et de Conseils

71. Comment puis-je obtenir de l’aide pour remplir un formulaire administratif ?
72. Existe-t-il des ressources pour les personnes en situation de handicap ?
73. Où puis-je trouver des informations sur le logement social ?
74. Quels sont les services d’accompagnement disponibles pour les jeunes ?
75. Comment obtenir des conseils juridiques gratuits ?
76. Y a-t-il des programmes de soutien pour les familles en difficulté ?
77. Comment faire une demande de soutien psychologique ?
78. Quelles aides sont disponibles pour les victimes de violence ?
79. Comment participer à des ateliers de parentalité ?
80. Y a-t-il des programmes d’insertion professionnelle disponibles ?

Questions sur l’Éducation

81. Quels sont les établissements scolaires dans la commune ?
82. Comment s’inscrire à la cantine scolaire ?
83. Quelles sont les activités périscolaires proposées ?
84. Y a-t-il des aides financières pour les familles à faible revenu ?
85. Comment participer aux conseils d’école ?
86. Quels sont les programmes éducatifs offerts par la mairie ?
87. Comment inscrire mon enfant à une école publique ?
88. Existe-t-il des bourses pour les étudiants dans l’enseignement supérieur ?
89. Comment puis-je contacter le service des affaires scolaires ?
90. Y a-t-il des sessions d’information pour les parents sur l’orientation scolaire ?

Questions Financières

91. Quels sont les impôts locaux que je dois payer ?
92. Comment faire une demande de remboursement de frais ?
93. Quelles sont les aides financières disponibles pour les entreprises locales ?
94. Comment signaler une fraude fiscale ?
95. Où puis-je trouver des informations sur le budget de la mairie ?
96. Quels sont les critères d’attribution des subventions municipales ?
97. Comment payer mes impôts locaux en ligne ?
98. Y a-t-il des programmes d’aide financière pour les jeunes entrepreneurs ?
99. Comment obtenir des informations sur les tarifs des services municipaux ?
100. Existe-t-il des dispositifs d’aide pour la rénovation énergétique des logements ?

Cette liste de questions couvre une large gamme de préoccupations que les usagers peuvent avoir vis-à-vis de leur mairie, facilitant ainsi les interactions avec l’agent Mistral et offrant un service plus efficace et accessible.